Списание материалов происходит следующим образом: экономический отдел предоставляет бухгалтерии нормы списания материалов на основании существующих рецептов с учетом потерь при разгрузке – перемещении и естественной влажности щебня (не менее 5%). Фактическое списание материалов осуществляет экономический отдел на основании распечатки компьютера завода и информации от начальника лаборатории об использованных рецептах в приготовлении выпущенной за период асфальтобетонной смеси.
В ЗАО «Петерасфальт» в настоящее время существует следующий порядок прохождения документации по получению материалов. При поступлении материалов от поставщиков на производство железнодорожным или автомобильным транспортом материально-ответственное лицо (МОЛ) принимает груз по железнодорожным или товарно-транспортным накладным (ТТН), проверяет соответствие количества и качества поступившего груза записям в ТТН. Если количество и качество груза соответствует ТТН, МОЛ ставит отметку (штамп и подпись на ТТН о принятии груза от поставщика (перевозчика). В случаи несоответствия количества и качества поступившего груза, данным указанным в ТТН, составляется Акт или делается отметка на ТТН.
С поступивших на производство за день (сутки) ТТН снимается копия, а оригиналы документов утром следующего дня с сопроводительной запиской передаются курьеру для передачи в экономический отдел. Экономический отдел проверяет правильность оформления ТТН, вносит изменения в ведомость кредиторской задолженности и на следующий день передает ТТН по реестру в Бухгалтерию. Начальник ОМТС в течении 7 дней с даты отгрузки предоставляет в Бухгалтерию оригиналы счетов-фактур и других документов.
Пятого числа месяца, следующего за отчетным, бухгалтерия составляет ведомость на каждое МОЛ, в котором отражаются остатки материалов на начало отчетного месяца и поступившие материалы за отчетный месяц. Материально ответственные лица проверяют правильность составления ведомости товарно-материальных ценностей по копиям ТТН и товарных накладных и производят списание отпущенных в производство материалов за отчетный месяц по Акту установленного образца. Ведомость (материальный отчет) с отметкой производства и подписью Материально ответственного лица вместе с Актом передается в бухгалтерию в течении 3-х дней после получения. Акт проверяется Главным бухгалтером и утверждается Генеральным директором. На основании Акта в бухгалтерском учете отражается списание материалов, отпущенных в производство.
В состав предприятия ЗАО «Петерасфальт» входят две производственные площадки, расположенные промзоне «Парнас» и на Октябрьской набережной. Транспортировка материалов производится непосредственно на площадки предприятия, там же происходит их складирование и хранение.
Битум хранится в специализируемых подогреваемых битумных емкостях вместимостью по 50 тн. На производственной площадке «Парнас» находятся 5 битумных емкостей, а на второй производственной площадке 4 емкости. Следовательно общая вместимость их составляет 450 тн.
Щебень складируется в непосредственной близости от завода на асфальтированной площадке, исключая тем самым загрязнение и перемешивание между породами и фракциями. На площадке может храниться 90 тыс. тн (50 тн на «Парнасе» и 40 тн на Октябрьской набережной)
Минеральный порошок хранится в специализированных силосных башнях с возможностью дозирования, объемом по 100 тн на каждой производственной площадке (всего 200 тн).
Асфальтобетонная крошка складируется так же как щебень на асфальтированной площадке вблизи дробильного оборудования.
Таким образом, процесс управления запасами материальных ресурсов имеет ограничения по объему складирования.
Результаты анализа существующего процесса управления запасами показывают, что на предприятии ЗАО «Петерасфальт» отсутствует целевой подход к формированию и хранению запасов. Также имеет место дифицит сырья в сезонность процесса потребления, т.е. необходимо налаживать отношения с постоянными поставщиками материальных ресурсов. Необходимость в дополнительном персонале отдела материально-технического снабжения. Основной проблемой можно назвать нехватку или наоборот излишек запасов, таким образом весьма актуальной становится задача оптимизации материальных запасов, т.к. заниженные запасы материальных ресурсов могут привести к убыткам, связанным с простоями, неудовлетворенным спросом и, следовательно, к потере прибыли, а также потере потенциальных покупателей продукции; а с другой стороны, накопление излишних материальных запасов связывает оборотный капитал предприятия, уменьшая возможность его выгодного альтернативного использования и замедляя его оборот, что отражается на величине общих издержек производства и финансовых результатах деятельности предприятия. Экономический ущерб наносит как значительное наличие запасов, так них недостаточное количество. Актуальность проблемы оптимизации материальных запасов предприятия и эффективного управления ими обусловлена тем, что состояние запасов оказывает определяющее влияние на конкурентоспособность предприятия, его финансовое состояние и финансовые результаты. Обеспечить высокий уровень качества продукции и надежность ее поставок потребителям невозможно без создания оптимальной величины запаса готовой продукции, а также запасов сырья, материалов, необходимых для непрерывного и ритмичного функционирования производственного процесса.