Основной стадией контроля за количеством товара на складе является выявление отклонений фактического наличия от установленных норм. Основными методами выявления указанных отклонений являются:
- документальное оформление отклонений от норм
- партионное поступление товара
- технический расчет с применением инвентаризации (инвентарный метод)
Способ документирования основан на документальном оформлении отклонении фактического расхода материалов от установленных норм, нормативов и условий. Такие отклонения могут возникать из-за несоразмерности, а также в результате неправильного их использования, хранения.
Обычно различные виды отклонений по-разному оформляются в первичных документах. Так, документ на выдачу товара сверх лимита свидетельствует об отклонениях, которые требуют последующего анализа. Если же сверхлимитным отпуском перекрываются порча товара – это случай явных отклонений от норм.
Фактическая продажа по каждой технологической группе сравнивается с планируемыми продажами по данной группе и устанавливаются факты отклонения от плана. То есть, достигается раздельное отражение в учете реальных продаж и отклонениям от плана.
В части контроля за сохранностью товаров на местах хранения используют инвентарный способ, так как он полностью показывает текущее количество запасов на интересующем складе. Инвентаризация имущества обеспечивает достоверность данных складского и бухгалтерского учета. Для осуществления такого контроля на складе, прежде всего, следят за сохранностью товаров на стадии их хранения. Ведь правильное хранение позволит избежать потерь, недостач и полностью использовать товар для реализации.
При правильной организации складского хозяйства на предприятии практически нет порчи товаров в процессе их хранения.
На складах выполняются следующие основные операции:
- прием товаров по количеству штук, качеству, размещение товаров и их хранение
- подготовка товара к отпуску на продажу, оформление приходных и расходных документов, учет товаров
В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.
Одной из составляющих частей контроля является штрих-кодирование, которое в настоящее время охватило большое число стран и находит все новые области применения. Система автоматической идентификации, основанная на использовании штрих-кодов, что значительно сокращает время на поиск необходимого товара на складе. Каждому виду товара присваивается отдельный штрих код, когда необходимо подчеркнуть его особенности.
Уникальный номер (штрих-код) необходим для:
- идентификации вида товара
- его цвета и упаковки
- модификации партии товара
Основными объектами внутреннего контроля являются:
- заказ запасов
- получение запасов
- регистрация запасов
- хранение запасов
- отпуск запасов
На стадии поступления заказа главной операцией является учет всех необходимых потребностей для более эффективной работы предприятия. Заказ поступает в отдел снабжения. Снабженцы формируют портфель заказов, и совершают следующие действия:
- Поступивший заказ регистрирует в книге учета заказов. Просматривают договора с поставщиками, с которыми заключены договора на длительный срок на поставку товаров. Учитывают количество товаров, которое поступит от этих поставщиков, на недостающее количество ищут новые каналы.
- Ищутся каналы перечисления денежных средств поставщикам или способы расчета сними.
- В случае предварительной оплаты необходимо перечислить соответствующую сумму на счет поставщика.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии формирования заказа:
- главный экономист
- ведущий специалист
- начальник отдела снабжения
- снабженец
Документы, формируемые на стадии формирования заказа: