С точки зрения теории управления проектами, разработку и эксплуатацию информационной системы, в т. ч. МИС, можно разбить на следующие этапы:
предварительный анализ
планирование разработки и эксплуатации ИС
разработка ИС
детализация плана эксплуатации ИС
эксплуатация ИС.
Рассмотрим более подробно первые три этапа.
5.1 Предварительный анализ МИС
1. Определение проблемы.
Очень часто руководство организации затрудняется правильно определить, что же разрабатываемая информационная система должна делать, каким образом оценивать эффективность ее работы и т.д. Проекты по разработке и эксплуатации ИС могут быть весьма дорогими и не всегда очевидно, будет ли положительный эффект для организации, а если будет, то как его количественно оценить.
Реальной проблемой, для решения которой требуется МИС, может являться недостаток качественной информации,
что не позволяет проводить адекватный анализ интересующей предметной области (как правило, рынков и товаров, с которыми работает организация). На этапе определения проблемы, помочь разрешить которую должна проектируемая МИС, проводится приближенный анализ следующих блоков вопросов:
Цели и задачи вашей организации. Перед определением задач разрабатываемой информационной системы, следует выяснить цели и задачи, стоящие перед организацией, а также критерии оценки эффективности ее работы. Цели и задачи МИС, а также критерии ее оценки, должны быть непосредственно связаны с ними.
Имеющиеся информационные ресурсы. Проводится оценка текущего уровня информатизации организации: имеющихся информационных систем, квалифицированных специалистов, технических и программных средств, а также возможного развития этих ресурсов на ближайшие год. Во время обследования необходимо выявить имеющиеся информационные ресурсы, к которым целесообразно иметь доступ в рамках создаваемой МИС. Надо также скоординировать перспективы развития проектируемой МИС и других ИС, имеющихся и планируемых в организации, у основных конкурентов и потенциальных партнеров.
Группы потенциальных пользователей МИС, а также возможные оппоненты. Необходимо оценить группы потенциальных пользователей МИС внутри организации и вне ее. На этом этапе очень важно определить, что хотела бы каждая из групп от создаваемой МИС. Целью является сообразно оценить основных противников создаваемой МИС и ожидаемых партнеров.
Ресурсы, выделяемые на разработку и эксплуатацию МИС. Следует оценить ресурсы (финансовые, кадровые, технические средства и др. которые предполагается выделить на разработку и эксплуатацию ИС). В данном случае требуется не оценка реальных затрат на создание МИС а примерная оценка того, сколько ресурсов готово выделить на МИС руководство организации.
2.Определение целей МИС.
На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов и развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации МИС, можно сформулировать цели МИС. При этом целесообразно учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед. К числу возможных вариантов основной цели эксплуатации МИС можно отнести следующие:
а) сбор, анализ и доведение до пользователей, в удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информации по рынкам и товарам, с которыми работает организация, при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию МИС;
б) сбор, анализ и доведение до пользователей информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.
3.Определение основных задач МИС.
После определения целей МИС составляется перечень основных задач на этап ее эксплуатации. Для конкретной МИС целесообразно без особой детализации указать конкретные задачи, которые должна решать эта система в течение следующих нескольких лет, какую информацию собирать, в каком виде как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной МИС. В качестве направлений, по каждому из которых составляются списки конкретных задач, к которым можно отметить:
сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;
контроль эффективности функционирования МИС;
текущую доработку МИС.
4. Определение критериев оценки эффективности МИС.
Очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности функционирования МИС. Для организаций, собирающих информацию для своих нужд, такими критериями является количество и качество собранной информации, ее соответствие потребностям пользователей.